Menu

Efisiensi HR dengan Automasi Onboarding dan Offboarding Karyawan Menggunakan Microsoft Power Automate

In: All, Article

Divisi Human Resources (HR) adalah jantung organisasi — mengelola orang, data, dan proses yang memastikan semua berjalan lancar. Namun, proses administratif seperti onboarding karyawan baru dan offboarding (resign) sering kali menjadi pekerjaan yang berulang, memakan waktu, dan rentan kesalahan.

Bayangkan jika setiap tugas seperti membuat akun baru, memberikan akses sistem, atau mencabut izin pengguna bisa dilakukan secara otomatis dan terkontrol.
Dengan Microsoft Power Automate, hal itu bukan lagi sekadar ide — tapi kenyataan yang bisa diterapkan dengan mudah di organisasi Anda.

Tantangan HR dalam Proses Onboarding & Offboarding

KategoriOnboardingOffboarding
HRMengisi formulir data karyawan baruMenerima notifikasi resign
ITMembuat akun Microsoft 365 dan memberikan akses aplikasiMencabut semua akses dan menonaktifkan akun
SupervisorMenyiapkan tugas awal dan folder proyekMengalihkan tanggung jawab & memastikan dokumen diarsipkan
FinanceMenyiapkan data payroll— (tidak ada langkah khusus disebutkan)
DokumentasiPersiapan data & akses untuk karyawan baruPengarsipan dokumen setelah karyawan keluar

Automasi HR Workflow dengan Power Automate

Dengan Power Automate, Anda dapat membangun workflow cerdas yang menghubungkan HR, IT, dan Finance dalam satu sistem otomatis. Berikut contoh implementasinya 

Tahap / ProsesOnboarding Workflow OtomatisOffboarding Workflow Otomatis
1. Input Awal HRHR mengisi form karyawan baru (Forms / SharePoint List)HR mengisi form resignasi / notifikasi offboarding
2. Trigger Power AutomatePower Automate memulai alur onboardingPower Automate memulai alur offboarding
3. Notifikasi ke ITNotifikasi otomatis memerintahkan IT membuat akun Microsoft 365Notifikasi otomatis ke IT untuk menonaktifkan akun Microsoft 365 pada tanggal tertentu
4. Proses File & AksesSistem membuat folder pribadi di SharePoint/OneDriveSistem memindahkan file penting ke folder supervisor
5. Notifikasi ke Karyawan / Manajer– Email sambutan & orientasi ke karyawan baru- Manajer menerima notifikasi untuk menugaskan mentor/tugas pertama– Notifikasi ke Finance untuk menghentikan payroll
6. Dokumentasi / ArsipSemua aktivitas terekam otomatis dalam log sistemDokumen diarsipkan otomatis ke SharePoint
7. Output UtamaAkun siap di 

Manfaat Automasi HR bagi Organisasi

1. Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik
Karyawan baru langsung merasa siap bekerja karena semua kebutuhan (akses sistem, dokumen, panduan) tersedia sejak hari pertama.

2. Efisiensi Waktu HR dan IT
Tugas administratif berulang berkurang drastis, memberi ruang bagi HR untuk fokus pada pengembangan talenta dan budaya kerja.

3. Keamanan Data Terjamin
Akses sistem ditetapkan dan dicabut secara otomatis, mengurangi risiko keamanan pasca-resign.

4. Proses yang Konsisten dan Terstandar
Setiap karyawan melalui alur yang sama, tanpa ada langkah yang terlewat.

5. Pelacakan & Audit Otomatis
Setiap langkah onboarding dan offboarding tercatat, memudahkan HR dalam audit dan pelaporan.

Mulai Automasi HR Anda Hari Ini

Sebagai Microsoft Partner di Indonesia, PCMan telah mengimplementasikan solusi Power Automate untuk membantu organisasi:

  • Menghemat hingga 60% waktu onboarding karyawan.
  • Mengurangi risiko akun yang tidak dinonaktifkan pasca resign.
  • Meningkatkan kepuasan karyawan baru berkat pengalaman onboarding yang rapi dan terstruktur.

Selain itu, PCMAN juga dapat menyesuaikan workflow sesuai kebutuhan organisasi — misalnya menambahkan tahapan approval HR Manager, notifikasi ke IT, atau integrasi dengan sistem payroll.

Hubungi PCMan untuk konsultasi dan demo langsung Power Automate for HR. Kami akan tunjukkan bagaimana proses HR Anda bisa diotomatisasi dari hari pertama.

Have any questions: +6289501100001