Meeting merupakan bagian penting dari aktivitas bisnis. Mulai dari management meeting, project discussion, sales meeting, hingga brainstorming, banyak keputusan penting lahir dari percakapan di dalam meeting.
Namun, ada satu masalah yang sering terjadi: setelah meeting selesai, siapa yang memastikan semua pembahasan, keputusan, dan action items terdokumentasi dengan baik?
Di sinilah Microsoft Teams Facilitator dapat membantu.
Sebagai AI-powered meeting assistant di Microsoft Teams, Facilitator dirancang untuk membantu meeting menjadi lebih terstruktur, terdokumentasi, dan actionable.
Apa Itu Microsoft Teams Facilitator?
Microsoft Teams Facilitator adalah kemampuan AI di Microsoft Teams yang membantu peserta selama meeting dengan menyediakan dukungan untuk pencatatan, struktur meeting, dan tindak lanjut.
Jika biasanya satu orang harus fokus mencatat jalannya meeting sambil tetap mengikuti diskusi, AI dapat membantu menangani sebagian pekerjaan tersebut.
Dengan demikian, peserta meeting dapat lebih fokus pada hal yang lebih penting:
Discuss → Decide → Act.
Facilitator dapat membantu mengubah percakapan dalam meeting menjadi informasi yang lebih terstruktur sehingga hasil meeting tidak berhenti sebagai sekadar diskusi.
Apa yang Bisa Dibantu Teams Facilitator?
Teams Facilitator dapat membantu berbagai aspek meeting, terutama dalam mengelola informasi yang muncul selama diskusi.
1. Meeting Notes
Salah satu kebutuhan utama dalam meeting adalah membuat catatan.
Dengan bantuan AI, informasi penting dari meeting dapat lebih mudah didokumentasikan sehingga peserta tidak harus sepenuhnya bergantung pada pencatatan manual.
2. Action Items
Meeting yang baik harus menghasilkan tindakan.
Misalnya:
“Tim Marketing akan menyiapkan campaign brief minggu depan.”
Informasi seperti ini perlu ditindaklanjuti setelah meeting.
Facilitator dapat membantu mengidentifikasi action items sehingga hasil meeting lebih mudah diterjemahkan menjadi pekerjaan berikutnya.
3. Key Points
Dalam meeting yang berlangsung selama 30–60 menit atau lebih, tidak semua percakapan memiliki tingkat kepentingan yang sama.
AI dapat membantu mengidentifikasi poin-poin penting sehingga peserta lebih mudah memahami inti pembahasan.
4. Decisions
Keputusan merupakan salah satu output paling penting dari sebuah meeting.
Dengan dokumentasi yang lebih terstruktur, tim dapat lebih mudah mengetahui keputusan apa yang telah dibuat dan menggunakannya sebagai referensi untuk pekerjaan selanjutnya.
5. Meeting Structure
Facilitator juga dapat membantu menjaga meeting tetap terarah.
Hal ini penting terutama untuk meeting yang melibatkan banyak peserta atau memiliki beberapa agenda yang harus dibahas.
Teams Facilitator vs Notulen Manual
Apakah Teams Facilitator berarti organisasi tidak lagi membutuhkan manusia untuk membuat notulen? Tidak sesederhana itu. AI sebaiknya dipandang sebagai assistant, bukan pengganti judgement manusia.
Manusia tetap diperlukan untuk:
- Memvalidasi hasil meeting
- Memastikan keputusan sudah tepat
- Mengoreksi informasi yang kurang akurat
- Menentukan prioritas action items
- Menentukan siapa yang bertanggung jawab
- Mengambil keputusan strategis
Dengan pendekatan tersebut, AI dapat digunakan untuk mengurangi pekerjaan administratif sementara manusia tetap memegang kendali atas keputusan.
Ingin Memaksimalkan Microsoft 365 dengan AI?
PCMan membantu perusahaan mengeksplorasi dan mengimplementasikan solusi Microsoft 365 sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari productivity, collaboration, security, hingga pemanfaatan AI.
Hubungi PCMan untuk berkonsultasi mengenai Microsoft 365 dan AI untuk organisasi Anda.
Branded Moodle App
Microsoft 365
Eset
Kaspersky