Menu

Automasi Proses Approval Bisnis dengan Microsoft Power Automate

In: All, Article

Setiap organisasi — besar maupun kecil — pasti memiliki proses persetujuan (approval process) yang menjadi bagian penting dari operasional harian. Entah itu persetujuan purchase order (PO), pengajuan cuti, anggaran pemasaran, atau dokumen internal lainnya, proses manual sering kali menimbulkan keterlambatan dan kebingungan.

Dengan Microsoft Power Automate, seluruh proses approval dapat berjalan otomatis, cepat, dan transparan — memastikan keputusan penting tidak lagi tersendat karena antrian email atau dokumen yang hilang di antara tumpukan pesan.

Masalah Umum dalam Proses Approval Manual

Sebelum membahas solusinya, mari lihat tantangan yang sering dihadapi tim operasional:

  • Email approval tercecer, sulit dilacak, dan rawan terlewat.
  • Tidak ada visibility terhadap status persetujuan.
  • Waktu proses memakan hari bahkan minggu.
  • Dokumen sering kali tidak terstandar atau tidak tersimpan di tempat yang benar.

Hasilnya? Operasional melambat, frustrasi meningkat, dan produktivitas menurun.

Power Automate untuk Proses Approval Otomatis

Microsoft Power Automate mengubah cara kerja tim Anda dengan membuat workflow otomatis untuk setiap jenis approval. Misalnya, untuk proses Purchase Order (PO):

  1. Karyawan mengajukan PO melalui Microsoft Forms atau SharePoint.
  2. Power Automate memicu alur otomatis untuk mengirim notifikasi ke manajer terkait.
  3. Manajer dapat menyetujui langsung dari email Outlook atau Microsoft Teams.
  4. Setelah disetujui, sistem otomatis menyimpan dokumen ke SharePoint dan memberi notifikasi ke Finance untuk pemrosesan lanjutan.

Tidak ada lagi dokumen tercecer, tidak ada lagi penundaan.

Keunggulan Menggunakan Power Automate untuk Approval Workflow

1. Terintegrasi dengan Microsoft 365
Power Automate bekerja langsung dengan SharePoint, Outlook, Teams, dan OneDrive, sehingga seluruh proses terjadi di dalam ekosistem kerja yang sudah familiar.

2. Real-Time Notification
Pihak yang berwenang akan menerima notifikasi instan di Teams atau email setiap kali ada request baru — mempercepat waktu respon.

3. Tracking dan Audit Trail Otomatis
Setiap langkah persetujuan tercatat otomatis. Tim dapat melihat siapa yang menyetujui, kapan, dan pada tahap mana proses sedang berlangsung.

4. Template Siap Pakai
Microsoft menyediakan ratusan template Power Automate yang bisa disesuaikan, termasuk template approval multi-level.

5. Aman dan Terstandar
Seluruh data approval disimpan di platform yang sudah memenuhi standar keamanan enterprise Microsoft.

Mulailah Automasi Approval di Organisasi Anda

Sebagai Microsoft Partner di Indonesia, PCMAN telah membantu berbagai organisasi membangun alur approval otomatis berbasis Power Automate dan SharePoint.
Dalam implementasi nyata, waktu proses pengadaan yang sebelumnya memakan 3–5 hari kerja dapat dipangkas menjadi hanya beberapa jam — tanpa mengubah sistem utama yang sudah ada.

Selain itu, PCMAN juga mengembangkan template workflow custom untuk klien yang dapat digunakan kembali oleh divisi lain, sehingga nilai investasi terus berlanjut.

Ingin melihat demo nyata bagaimana Power Automate bekerja untuk approval bisnis Anda? Tim PCMan dapat membantu Anda mulai dari perancangan alur, konfigurasi template, hingga pelatihan pengguna.

Have any questions: +6289501100001