Menu

Membangun Sistem Manajemen Dokumen Otomatis dengan SharePoint dan Power Automate

In: All, Article

Dalam dunia kerja modern, volume dokumen digital meningkat pesat setiap harinya — mulai dari proposal, kontrak, purchase order, hingga laporan internal. Tantangannya: bagaimana mengelola semua dokumen tersebut dengan tertib, mudah dicari, dan aman, tanpa harus bergantung pada proses manual yang rawan kesalahan?

Jawabannya adalah otomatisasi pengelolaan dokumen menggunakan Microsoft SharePoint dan Power Automate, dua teknologi yang bekerja secara sinergis dalam ekosistem Microsoft 365.

Mengapa Document Management System (DMS) Penting

Sistem Manajemen Dokumen (DMS) berfungsi sebagai pusat penyimpanan digital yang memungkinkan organisasi:

  • Menyimpan dan mengelola dokumen secara terpusat.
  • Mengatur versi dokumen agar tidak terjadi duplikasi.
  • Mengontrol akses dan keamanan data.
  • Menelusuri dokumen dengan cepat berdasarkan metadata atau kategori.

Namun, DMS tradisional masih sering membutuhkan input manual dan pengelompokan dokumen secara manual, yang memakan waktu dan berpotensi tidak konsisten.
Inilah ruang di mana Power Automate berperan.

Bagaimana Power Automate Mengubah Cara Mengelola Dokumen

Dengan Power Automate, Anda dapat membuat workflow otomatis yang bekerja di belakang layar untuk:

  1. Mendeteksi dokumen baru yang diunggah ke folder SharePoint atau OneDrive.
  2. Menjalankan logika otomatis (misalnya membaca nama file, kategori, atau isi dokumen menggunakan AI).
  3. Memindahkan file ke folder yang sesuai berdasarkan jenis, divisi, atau proyek.
  4. Menambahkan metadata otomatis untuk mempermudah pencarian di kemudian hari.

Contoh alur sederhana:

Saat dokumen “PO_2025_VendorA.pdf” diunggah, Power Automate mengenali kata “PO” dan otomatis memindahkan file ke folder Procurement > Purchase Orders, menambahkan label “2025”, dan mencatat log aktivitas di SharePoint List.

Keuntungan Implementasi DMS Otomatis

1. Keteraturan Dokumen yang Konsisten
Setiap file ditempatkan sesuai kategori tanpa risiko salah folder.

2. Efisiensi Waktu dan Biaya
Tim tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengarsipkan dokumen.

3. Kemudahan Pencarian
Metadata dan tag otomatis membuat dokumen lebih mudah ditemukan kapan pun dibutuhkan.

4. Otomatisasi Berbasis AI
Gunakan AI untuk mengenali isi dokumen dan menambahkan label cerdas secara otomatis.

5. Keamanan Terintegrasi
SharePoint menjamin pengaturan izin (permissions) dan audit trail untuk setiap file.

Langkah Memulai Implementasi DMS Otomatis

Sebagai Microsoft Partner, PCMAN telah membantu organisasi mengembangkan DMS otomatis dengan kombinasi SharePoint + Power Automate + AI Agent.

PCMan membantu organisasi Anda dalam seluruh tahap implementasi — mulai dari perancangan sistem DMS, konfigurasi SharePoint, hingga integrasi Power Automate dan AI Agent.
Kami juga dapat membuat Proof of Concept (PoC) berdasarkan dokumen aktual perusahaan Anda untuk menunjukkan hasil nyata sebelum implementasi penuh.

Ingin melihat demo pengelolaan dokumen otomatis?
Hubungi tim PCMan untuk jadwal demo Power Automate + SharePoint di lingkungan Microsoft 365 Anda.

Have any questions: +6289501100001