Menu

Microsoft 365 Copilot Record: Rekam Meeting Fisik dengan AI

In: All, Article

Ada meeting dengan customer di kantor, diskusi spontan di ruang meeting, kunjungan ke lokasi, hingga percakapan singkat di sela aktivitas kerja. Masalahnya, bagaimana jika pembahasan penting dari meeting tersebut perlu didokumentasikan?

Kini, Microsoft 365 Copilot memiliki fitur Record yang dapat membantu merekam percakapan tatap muka dan mengubahnya menjadi transkrip serta ringkasan yang dihasilkan AI.

Dengan fitur ini, AI tidak hanya membantu meeting online, tetapi juga dapat digunakan ketika Teams bukan pilihan yang tersedia.

Apa Itu Microsoft 365 Copilot Record?

Microsoft 365 Copilot Record adalah fitur pada aplikasi Microsoft Copilot mobile yang memungkinkan pengguna merekam audio dari percakapan secara langsung atau membuat voice note.

Setelah rekaman selesai, Copilot akan memproses audio tersebut dan menghasilkan:

  • Transcript atau transkrip percakapan
  • AI-generated summary
  • File audio asli yang disimpan di OneDrive

Hasilnya kemudian dapat digunakan kembali di Copilot Chat untuk melakukan berbagai pekerjaan lanjutan.

Jadi, alurnya tidak berhenti pada:

Record → Transcript

Tetapi dapat berkembang menjadi:

Record → Transcript → Summary → Action → Follow-up

Kapan Microsoft 365 Copilot Record Berguna?

Fitur ini menarik karena tidak terbatas pada meeting yang sudah dijadwalkan melalui Teams.

1. Meeting Tatap Muka

Misalnya Anda melakukan meeting dengan customer di kantor.

Daripada satu orang harus sibuk mencatat seluruh percakapan, Anda dapat menggunakan Record untuk menangkap pembahasan dan kemudian menggunakan Copilot untuk mendapatkan ringkasannya.

2. Customer Visit

Sales atau account manager sering melakukan meeting langsung dengan customer.

Dari percakapan tersebut bisa muncul berbagai kebutuhan, pertanyaan, dan follow-up.

Dengan bantuan AI, informasi tersebut dapat lebih mudah didokumentasikan.

3. On-Site Review

Tim project, engineering, atau operation terkadang harus melakukan review langsung di lokasi.

Tidak semua situasi memungkinkan penggunaan Teams.

Record dapat menjadi alternatif untuk menangkap percakapan yang terjadi di lapangan.

4. Voice Notes

Tidak hanya meeting, Record juga dapat digunakan untuk merekam ide atau catatan pribadi.

Misalnya setelah mendapatkan ide saat perjalanan, Anda dapat merekamnya dan meminta Copilot mengubahnya menjadi poin-poin yang lebih terstruktur.

Bagaimana Cara Menggunakan Record?

Pengguna dapat menggunakan fitur ini melalui aplikasi Microsoft Copilot di perangkat mobile.

Secara umum langkahnya:

  1. Buka aplikasi Microsoft Copilot dan login menggunakan akun kerja atau sekolah.
  2. Pada area input chat, pilih ikon +.
  3. Pilih Record.
  4. Mulai merekam percakapan.
  5. Setelah selesai, pilih Stop.

Copilot kemudian akan mengunggah audio ke OneDrive, melakukan transkripsi, dan menampilkan ringkasan di chat.

Apa yang Dibutuhkan untuk Menggunakan Fitur Ini?

Untuk menggunakan Record, terdapat beberapa persyaratan.

Pengguna membutuhkan lisensi Microsoft 365 Copilot, versi terbaru aplikasi Copilot di iPhone, iPad, atau Android, izin microphone, serta koneksi internet. Jika opsi Record tidak muncul, fitur tersebut dapat saja dinonaktifkan oleh administrator IT organisasi.

Untuk perusahaan, hal ini penting diperhatikan karena penggunaan AI perlu disesuaikan dengan kebijakan IT, security, privacy, dan governance yang berlaku.

Bagaimana dengan Keamanan Data?

Untuk penggunaan enterprise, Microsoft menyatakan bahwa audio, transcript, dan summary dari Record tetap berada di dalam Microsoft 365 tenant organisasi dan disimpan di OneDrive for Business.

Data tersebut mengikuti permission dan kebijakan yang sudah berlaku pada konten OneDrive organisasi, termasuk retention, eDiscovery, Information Protection, dan DLP. Microsoft juga menyatakan bahwa konten Record tidak digunakan untuk melatih foundation AI models mereka.

Kesimpulan

Microsoft 365 Copilot Record bukan sekadar fitur untuk merekam suara. Nilai utamanya terletak pada kemampuan untuk mengubah percakapan menjadi informasi yang dapat digunakan kembali.

Mulai dari meeting customer, diskusi internal, on-site review, hingga voice notes, AI dapat membantu menangkap informasi dan mengubahnya menjadi summary, pertanyaan, action items, maupun follow-up.

Karena itu, jika perusahaan sedang mengeksplorasi pemanfaatan AI untuk meningkatkan produktivitas, Microsoft 365 Copilot dapat menjadi salah satu solusi yang menarik untuk dipertimbangkan.

PCMan siap membantu perusahaan mengeksplorasi pemanfaatan Microsoft 365 dan AI sesuai kebutuhan bisnis, security, dan governance organisasi.

Hubungi PCMan untuk konsultasi Microsoft 365 & AI.

🛍️ Kunjungi Kami di Ourshop